Tekoäly esihenkilötyössä: 7 käytännön Copilot-vinkkiä

Kari Angeria Kirjoittaja

Tekoäly esihenkilötyössä: 7 käytännön Copilot-vinkkiä joilla pelastat tulevan vuoden

Microsoft Copilotista ajateltiin vielä usein vuonna 2025 siten, että se on vain kiva "toimistolelu" ja tekstiautomaatti. Johtajana kannattaisi visusti keskittyä oikeaan johtamiseen ja jättää promptailu muille.

Totta on, että Copilot oli vielä vuosi sitten melkoinen raakile. Nykyisin Copilot-agentit ovat kuitenkin tekoälytyökalujen parhaimmistoa ja Copilotista on tullut johtajalle jopa paras markkinoilla oleva tekoälytyökalu, koska se on niin monikäyttöinen.

Vilkaistaanpa nyt yhdessä millainen on Copilotin kyvykkyys tekoälynä esihenkilötyössä. Tämän artikkelin jälkeen sinulla on hyppysissäsi 7 toimivaa ja konkreettista käytännön vinkkiä, joilla teet ensi vuodesta johtamistyöurasi parhaan - koskaan!

Copilot johtajan ajattelun apurina

Copilot on ennen muuta johtajan ajattelun ja päätöksenteon vahvistin. Mutta vain, jos sitä käytetään johtamisen välineenä (mm. priorisointi, selkeys, päätökset, viestit, perehdytys)

• Jos käyttöperiaatteesi on pelkkä Powerpoint-kalvojen tekeminen, niin heität suurimman tekoälyn tarjoaman lisäarvon kokonaan hukkaan

AI on jo monessa organisaatiossa arkea: ihmiset käyttävät sitä jo, halusit sinä itse sitä tai et. 

Microsoftin Work Trend Index-raportoinnissa näkyy, että iso osa porukasta käyttää AI:ta työssä ja moni tuo jopa omia työkaluja työpaikalle, mikä tekee tästä myös tietoturva- ja johtamiskysymyksen, ei pelkkää IT-näpertelyä. 

Mennään aivan pian käytäntöön eli pihviin, mutta ensin kolme sääntöä, jotta et johda itseäsi tai tiimiäsi ojasta allikkoon:

1. Kerro tekoälylle konteksti, yleisö, tavoite ja rajoite. (Esim. Johtoryhmälle, 5 bulletia, ei jargonia, päätösesitys lopussa)
2. Pyydä vaihtoehtoja ja kritiikkiä. (Esim. Anna 3 versiota ja kerro kaikkien heikkoudet)
3. Tietoturva ei ole fiilis. Tee siitä periaate. Data ja kyberturva ovat aitoja huolia, mutta ne ovat silti hallittavissa.

Ja sitten ne käytännön herkut:

1. Johda ajatuksia, mutta käytä siihen prompteja

Strategia syntyy siitä, että valitset ja tiivistät niitä. Copilot auttaa tekemään sen näkyväksi.

Toimiva prompti Powerpointiin:

“Tee 6 dian esitys johtoryhmälle aiheesta ‘[Yrityksemme nimi] kasvustrategia 2026’. Rakenne: 1) tilannekuva, 2) 3 valintaa, 3) riskit, 4) mittarit, 5) seuraavat 30 päivää. Sävy: suora, ei konsulttijargonia” 

• Copilotin PowerPoint-käyttöä Microsoft kuvaa nimenomaan esitysten luonnosteluun, jäsentelyyn ja tiivistämiseen.

Pro-Tip: Pyydä tekoälyä myös parantamaan yllä olevaa kehotetta!

2. Järjestä aikaa ajattelulle

Esihenkilötyössä et ole tärkeä ja tehokas silloin, jos ja kun olet jatkuvasti varattuna ja ylibuukattuna.

Uusimman Work Trend Index-raportin mukaan, iso osa johtajan ajasta kuluu viestintään ja palaverointiin. Tähän Copilot voi olla uusi digitaalinen portinvartija, joka vapauttaa aikaasi ajattelutyöhön.

Toimiva prompti Outlookia varten:

“Katso tämän viikon kalenterini ja tiivistä: 1) mitkä ovat viikon 3 tärkeintä lopputulosta, 2) mitkä palaverit eivät suoraan tue niitä, 3) ehdota 2 fokustuntia kalenteriin.”

Pro Tip: Copilotissa on myös “scheduled prompts"-ominaisuus eli ajastettu promptaus, jolla voit ajastaa itsellesi säännöllisiä koosteita ja briiffejä.

3. Strategiaviestinnästäsi 80% on ilmaa - Poista se!

Pitkä teksti ei ole sama asia kuin laadukas ja uskottava teksti. Todennäköisesti 1 000 sanasta 800 on tyhjänpäiväistä täytettä.

Toimiva prompti Wordille:

“Kirjoita tämä kappale uusiksi niin, että kiireinen johtaja ymmärtää sen 20 sekunnissa. Poista jargoni. Säilytä sisältö.”

• Microsoft on tuonut Wordiin myös “coaching”-tyyppisiä Copilot-ominaisuuksia, joiden idea on nimenomaan tehdä tekstistä selkeämpää ja vaikuttavampaa.

Pro Tip: pyydä “tyhmiä kysymyksiä”. Tässä esimerkkiprompti: “Listaa 5 kysymystä, joita työntekijä todennäköisesti ajattelee muttei kuitenkaan kehtaa kysyä tästä strategiasta.”

4. Tee perehdytyksestäsi mieluummin moottori kuin mapillinen dokumentteja

Liian monessa talossa uskotaan vieläkin siihen, että perehdytys on yksin HR:n hommaa. Spoiler: Ei ole. Perehdytys on jatkuvuuden kannalta tärkeintä mahdollista esihenkilötyötä ja johtamista.

Toimiva prompti:

“Luo 30-60-90 päivän perehdytyspolku rooliin [rooli]. Sisällytä: 1) tärkeimmät ihmiset ja kohtaamiset, 2) ‘näin me päätämme’ -osio, 3) ‘näin me käytämme Copilotia turvallisesti’ -pelisäännöt, 4) viikon 2 ensimmäinen konkreettinen onnistuminen.”

Ota yllä oleva kehote vain viitteelliseksi ohjenuoraksesi ja muokkaa sitä itse tarpeiden osoittamaan suuntaan. 

Pro Tip: Anna kaikki perehdytysdokumenttinne Copilotille taustaksi ja usko vaan - Hämmästyt!

5. Teams-palaverit ja muistiot - Sanoiko joku "päänsärky"?

Copilot Teams-kokouksissa voit tiivistää keskustelun, nostaa esiin sen keskeiset kohdat ja ehdottaa toimeenpanokohteita (ns. action items)

Toimiva prompti Copilot Chatissa Teams-kokouksen jälkeen:

“Tiivistä kokous: 1) 3 päätöstä, 2) 5 tehtävää omistajineen, 3) riskit ja epäselvyydet, 4) ehdota agenda seuraavaan palaveriin niin, että päätetään loput.”

Pro Tip: pyydä kokouksesta riitaisa totuus: “Missä kohtaa olimme eri mieltä ja mikä on todennäköisin väärinymmärrys?”

Tämä on yleensä juuri se kohta, missä kokoukset muuttuvat johtamiseksi!

6. Ole uskottava (ilman, että apurisi huomataan :))

Monet johtajat pelkäävät tekoälyä esihenkilötyössä myös siksi, että he kuvittelevat ulkoistavansa oman ajattelunsa ja menettävänsä uskottavuuden.

Väärin! Johtaja menettää uskottavuutensa etenkin silloin, kun hän luulee ehtivänsä tehdä kaiken mitä täytyy tehdä.

Toimiva prompti viestintään, LinkedIniin ja sisäisiin tiedotteisiin:

“Kirjoita viesti tiimille: kiitos vuodesta + 3 konkreettista onnistumista + 1 suunta alkuvuoteen. Sävy: lämmin, ei siirappinen. Lisää yksi kevyt heitto, joka ei nolaa ketään.”

Pro Tip: pyydä myös tarkistamaan, onko siltä sinun tyylillesi toimiva.

Huomaa: En tietenkään ehdota, että ulkoistat viestinnän AI:lle. Se on ihan oikeasti tyhmää. Ajattele itse, mutta ota runko kuitenkin Copilotilta. Kirjoita sydämestäsi aito kiitos sen perustalle. Ihmiset arvostavat sitä.

7. Viivästynyt joululahja itsellesi eli rauha ja aika ajatella (= reflektointi ja suunta)

Liian moni esihenkilöistä ja johtajista on kuullut joskus tämän lauseen: “Johtaja lepää sitten joskus, jos ehtii.”

Johtaja on hyödyllisin ja tuottavin AI:n kanssa, kun se ehtii nähdä metsän puilta ja energiaa on riittävästi. (Noy, Zhang: Experimental effects on productivity, MIT)

Toimiva prompti:

“Laadi 5 reflektiokysymystä johtajalle: 1) missä päätin hyvin 2) missä vältin päätöstä 3) mikä kuormitti turhaan 4) mitä delegoin vuonna 2026 5) mikä on yksi rohkea kokeiluni Copilotilla tammikuussa?”

Loppusanat: Tekoäly on esihenkilötyössä johtamisen työskentelytapa - Ei vapaalippu!

Copilot ei ole johtajalle “oikotie”. Se on tapa johtaa työtä niin, että ihmisille jää tilaa ajatella.

Tekoäly on esihenkilötyössä aidosti hyödyllisimmillään silloin, kun se toimii apurina ja mahdollistajana, jolla muiden ja omatkin työskentelyolosuhteesi kohenevat.

Jos olet kiinnostunut tutkimaan lisää tekoälyjen käyttömahdollisuuksia, niin lataa tästä ilmainen opas "9 parasta Copilot-käyttökohdetta" 

LUE MYÖS: Tekoäly johtamisen tukena - Näin se käytännössä toimii (Johtaja Juhon työpäivä)

VARAA ILMAINEN SPARRAUS: 15-30 minuuttia keskustelua, miten juuri sinä voisit hyödyntää tekoälyä paremmin