Tekoäly johtamisen tukena - Näin se käytännössä toimii

Juho Yli-Sipilä Kirjoittaja

Tekoäly johtamisen tukena: Päivä johtajan ja AI:n matkassa

Miten tekoäly toimii johtamisen tukena? Tässä artikkelissa käymme yksityiskohtaisesti läpi, miten johtajamme Juhon päivä sujuu AI:n kanssa. Opit samalla konkreettisia käytännön esimerkkejä, missä kaikissa tilanteissa AI on johtamistyösi tukena.

Aamun aloitus: Kahvia koneeseen ja AI auki

Aamut alkavat nopeasti, kun vetää tuotetiimiä ja on vastuussa sen toimivuudesta. Erityisesti tien päällä kaikki apu on enemmän kuin tervetullutta. 

Johtajamme Juho aloittaa päivänsä hotellihuoneessa, jossa asiakastapaaminen odottaa jo klo 7.00. Vaikka eilinen ajomatka Pohjois-Suomeen tuntuukin kropassa ja kahvi tippuu taustalla, Juho on valmiina. Kiitos hiljattain käydyn tekoälytyöpajan!

7:00 – Haastavien keskustelujen hallintaa

Asiakastapaaminen alkaa kohteliaisuuksilla, mutta nopeasti käy ilmi todellinen ongelma: Myöhästynyt toimitus, joka aiheuttaa asiakkaassa turhautumista. Normaalisti tällainen tilanne vaatisi Juhoa tasapainoilemaan tarkasti ja pysymään skarppina. 

Mutta ei onneksi tänään. Copilot on nimittäin jo askeleen edellä. 

Juho kuuntelee ja samalla Copilot seuraa keskustelua hiljaa, tunnistaen jännitteisiä kohtia. Sopivassa hetkessä Juho käyttää apuria nopealla kehotteella: 

Juhon prompti AI:lle: “Mitkä olisivat hyviä jatkokysymyksiä, jotta ymmärrän asiakkaan ongelman viime toimituksen suhteen?”

Ehdotukset tulevat sekunneissa. Juho esittää oikeat kysymykset ja keskustelu kääntyy rakentavaan suuntaan. 

• Väärinkäsitykset selviävät ja tilanne, joka olisi voinut eskaloitua, hoidetaan tyylikkäästi. 

Juho lopettaa puhelun tyytyväisenä. Copilot auttoi jälleen kerran saavuttamaan tavoitteet.

8:30 – Sähköposteja automaatiolla

Puhelun jälkeen Juho siirtyy toiseen jokapäiväiseen vuoreen. Sähköpostien purkuun. Postilaatikko on kaukana nollan saapuneen viestin päättymättömästä tavoitteesta. 

Mutta sen sijaan että Juho kokisi ahdistusta, hän hioo rystysiään tietäen että Copilotin avulla tämäkin homma hoituu nopeasti.

Juhon prompti: “Vastaa tähän sähköpostiin asiallisella sävyllä, jossa pahoittelen tuotteen ongelmaa ja lupaan vastauksen tänään klo 15 mennessä.”

Sekunneissa Copilot luo täydellisen viestin. Juho tarkistaa sen, tekee siihen pienen muutoksen ja lähettää sen. Viesti toisensa jälkeen prosessi sujuu nopeasti ja Juho tyhjentää postilaatikkonsa 20 minuutissa. Ilman tekoälyn tukea tähän olisi helposti kulunut yli tunti.

LUE MYÖS: Tekoälyn käyttöönotto - Copilot ja ChatGPT liiketoimintasi hyötykäyttöön

9:00 ja väliin jääneet kokoukset? Ei ongelmaa

Muutama ylimääräinen minuutti ennen seuraavaa tehtävää antaa Juholle mahdollisuuden käydä läpi kokouksia, jotka hän missasi lentojen aikana. 

• Normaalisti sähköpostien, keskustelulokien ja muistiinpanojen perkaaminen veisi puolet koko aamusta

Mutta: Ei tänään. 

Juhon prompti: “Mikä oli asiakkaan suurin ongelma ja mikä oli ehdotettu ratkaisu ja aikataulu?”

Boom! Tärkeimmät kohdat esitetään selkeästi ja Juho saa juuri sen, mitä tarvitsee antaakseen tiimille ohjeet ja siirtyäkseen eteenpäin. Aikaa säästyy, kriisi vältetään.

LUE MYÖS: Tekoälyn hyödyntäminen: Ideat ja esimerkit 2026

14:00 – Esitys, jossa on säväys

Iltapäivällä Juho palaa asiakastapaamisistaan koneen äärelle. Huomisen esitys jo odottaa pitäjäänsä ja on tullut aika tarkistaa puhe. Mutta kuka jaksaa luoda uusia osioita pitkän päivän jälkeen? Tekoäly tietenkin!

Juhon prompti: “Lisää uusi dia perustuen tähän tiedostoon: SinunTekoäly_bonusJakautuma_2024.docx”

Kuin taikaiskusta uusi kappale ilmestyy ja se on myös täydellisesti linjassa muun tekstin kanssa. Juho ei joudu kirjoittamaan uudelleen. Vain nopea vilkaisu riittää ja hän on nyt valmis. 

Copilotin intuitiiviset päivitykset antavat Juholle mahdollisuuden keskittyä yksityiskohtiin hukkumatta niihin.

LATAA ILMAISEKSI: Copilotin 9 parasta käyttökohdetta

15:00 Kriisin hallintaa

Kun päivä näyttää jo olevan loppusuoralla, tuotannossa ilmenee vielä ongelma. Sellainen, joka vaatii välitöntä huomiota. Juho on taas vauhdissa, mutta hänellä ei ole aikaa enää selata satoja sähköposteja ja viestejä.

Juhon prompti: “Tiivistä kaikki sähköpostit ja keskustelut viimeisten kahden tunnin ajalta, joissa mainitaan sulattamo!”

Hetkessä tekoäly kerää kaiken olennaisen. Ei turhaa täytettä, ei tarpeettomia viestinvaihtoja. Vain ytimekäs yhteenveto ongelmasta, keskusteluista ja ehdotetuista seuraavista askeleista. 

Juho on nopeasti täysin tilanteen tasalla ja pystyy antamaan selkeät ohjeet kriisitilanteen ratkaisemiseksi heti.

LUE MYÖS: Microsoft Copilot yrityksille

19:00 – Päivä pakettiin hymyillen

Päivän lähestyessä jo loppuaan ja kriisin laantuessa Juho palaa vielä pikaisesti huomiselle puheelleen. Sisältö on hyvää, mutta aloituksesta puuttuu jotain. Se tarvitsee ripauksen huumoria yleisön luottamuksen voittamiseksi.

Juhon prompti: “Anna ehdotuksia humoristisista tavoista aloittaa tämä puhe.”

Copilot tarjoaa useita kevyitä ideoita. Juho valitsee yhden ja lisää siihen oman mausteensa. Ja voilá: täydellinen aloitusrepliikki on valmis. 

Tehtävä tuntuu nyt suorastaan luovalta onnistumiselta, kiitos hänen tekoälynsä.

LUE MYÖS: Tekoäly esihenkilötyössä - 7 käytännön Copilot-vinkkiä, joilla pelastat ensi vuoden 

Tekoäly johtamisessa on huomattavaa parannusta arjen tehokkuuteen ja hyvinvointiin

Kun tekoäly on johtamistyön tukena, se tarkoittaa parempaa arkea tehokkuuden ja hyvinvoinnin näkökulmasta.

• Työhön liittyvissä tutkimuksissa on useaan otteeseen ilmennyt, että tekoälyn toivotaan tuovan työhön lisää mielekkyyttä, luovuutta ja vapautta (Lähde: Microsoft, AI at Work 2024)

• Huomaa: Copilot ei tee mitään noista töistä suoraan Juhon puolesta, mutta hänen johtamistyönsä kiireisessä arjessa se toimii korvaamattomana kumppanina. Aikaa on rajallisesti

Kyse ei ole pelkästään nopeudesta, vaan myös älykkyydestä ja hyvinvoinnista. Copilot muuttaa sähköpostit, kokoukset ja kriisit stressitekijöistä hallituiksi ja tuottaviksi hetkiksi.

Paineentunne ja stressitaso laskee työn mielekkyyden noustessa koko arjesta, kun rutiininomaiset työt hoituvat sujuvasti ja nopeasti syntyviin ongelmatilanteisiin on tehokas apu tarjolla.

Miten Copilot voisi mullistaa sinun työpäiväsi?


MAKSUTON SPARRAUS: Varaa tämän tekstin kirjoittajalta eli Juholta 15-30 minuutin maksuton sparraus tästä

LUE MYÖS: AI ei ole IT-projekti! (On se, mutta paljon muutakin)